Gestión de proyectos
Las 5 fases de un proyecto, con ejemplos
En una línea: todo proyecto pasa por inicio, planificación, ejecución, seguimiento y cierre — en ese orden, sin importar si usás Scrum, cascada o una hoja de cálculo. Fusionar dos fases sin querer (por ejemplo, empezar a ejecutar sin haber planificado) es la causa más común de atrasos. Acá van las cinco, con un ejemplo real de principio a fin: renovar el sitio web de una empresa pequeña.
Fase 1 — Inicio: ¿vale la pena hacer esto?
El inicio responde una sola pregunta: ¿por qué hacemos este proyecto y qué pasa si no lo hacemos? Suena obvio, pero es la fase que más se salta — equipos enteros arrancan a trabajar en algo sin que nadie haya escrito para qué sirve, y descubren a mitad de camino que dos áreas tenían expectativas distintas.
Ejemplo: el sitio web actual tiene 4 años, no se ve bien en celular y el equipo de ventas se queja de que no genera contactos. El objetivo del proyecto: un sitio nuevo, responsive, que duplique los formularios completados en 3 meses. Esa frase — objetivo + métrica + plazo — es todo lo que necesita el inicio de un proyecto chico. En proyectos grandes se formaliza en un acta de constitución, pero el contenido mínimo es el mismo.
Señal de que esta fase está incompleta: si le preguntás a dos personas del equipo "¿para qué estamos haciendo esto?" y responden cosas distintas, todavía no terminó el inicio.
Fase 2 — Planificación: qué, en qué orden, con qué
La planificación traduce el objetivo en trabajo concreto: qué entregables hay, en qué orden se hacen, quién los hace y cuánto tiempo toman. Es la fase donde se cometen la mayoría de los errores caros, porque es la más fácil de acortar bajo presión ("ya planificamos suficiente, empecemos") y la más cara de haber saltado cuando el proyecto ya está en marcha.
Ejemplo (sitio web): entregables grandes — diseño de las 5 páginas principales, contenido de cada una, desarrollo, migración de dominio, QA en 3 navegadores. Orden: el contenido tiene que estar antes de diseñar (diseñar sin contenido real produce maquetas que hay que rehacer). Responsables: uno por entregable. Estimación de cada bloque — ver cómo estimar tiempos sin fallar siempre.
Esta fase también define el alcance: qué entra en este proyecto y qué no (¿el blog se migra ahora o después? ¿el e-commerce es parte de esto?). Sin esa línea escrita, el alcance crece solo durante la ejecución — ver alcance de proyecto y scope creep.
Fase 3 — Ejecución: el trabajo real
Acá es donde efectivamente se escribe el contenido, se diseña, se programa. Es la fase más larga y la más visible, pero paradójicamente la que menos decisiones de gestión requiere si las dos fases anteriores se hicieron bien — el trabajo de ejecución consiste en que cada responsable haga lo suyo en el orden ya definido.
El error común en esta fase no es de gestión sino de comunicación: nadie actualiza el estado real de su parte hasta que alguien pregunta. La solución no es más reuniones — es que actualizar el estado sea tan rápido que cueste menos que ignorarlo (mover una tarjeta de columna, tildar un ítem). Cuanta más fricción tenga actualizar el tablero, menos se actualiza, y sin esa información la fase de seguimiento no tiene con qué trabajar.
Fase 4 — Seguimiento: ¿vamos a tiempo?
El seguimiento corre en paralelo a la ejecución, no después. Su trabajo es comparar lo planificado contra lo real y decidir qué hacer con la diferencia: ¿es un atraso menor que se absorbe solo, o hay que reasignar recursos, mover la fecha o cortar alcance?
Ejemplo: a mitad del proyecto, el contenido de 2 de las 5 páginas todavía no está listo porque el responsable de marketing se sumó tarde a otro proyecto. El seguimiento detecta esto antes de la fecha de entrega — no el día de la fecha de entrega — y da tiempo a decidir: ¿reasignar el contenido a otra persona, o mover el lanzamiento una semana? Esa decisión a tiempo es la diferencia entre un atraso de días y uno de semanas.
El seguimiento necesita una cadencia fija (semanal suele alcanzar para proyectos chicos) y una sola fuente de verdad — no un estado distinto en cada chat.
Fase 5 — Cierre: entregar y aprender
El cierre es la fase que casi nadie hace bien, porque para cuando llega el entregable ya está en producción y el equipo pasó mentalmente al siguiente proyecto. Cerrar bien significa tres cosas: confirmar que el entregable cumple lo que se prometió en el inicio, documentar qué quedó pendiente (siempre queda algo) y anotar 2-3 aprendizajes concretos para el próximo proyecto.
Ejemplo: el sitio se lanzó, los formularios se duplicaron en 6 semanas (no en 3 como se esperaba — la estimación falló, y ese es exactamente el tipo de aprendizaje que vale la pena anotar). El aprendizaje concreto: la próxima vez, estimar el contenido con margen, porque fue el cuello de botella real.