Herramientas gratis de gestión de proyectos (con límites reales)

Los listicles de “mejores tools 2026” suelen abrir con el producto de quien publica. El dato que falta es el mismo en todos: qué se acaba primero en el plan free. No es el logo. Es tableros, asientos, megas o bloques.

Tres modelos se mezclan bajo la misma palabra:

• Freemium cloud: usas el servidor de otro. El free es un gancho (Trello, Asana, ClickUp, Jira Cloud, Notion).
• Open source autoalojado: el software no se cobra; pagas servidor, tiempo y mantenimiento (OpenProject Community).
• Local-first / hoja de cálculo: no hay plan que vencer, pero hay techos de colaboración o de flujo. Excel/Sheets y apps que viven en tu disco.

Los límites de abajo son una foto de 2026. Los vendors los mueven: Asana llegó a ofrecer 10–15 usuarios en free y después recortó a 2. Trata cada cifra como techo actual, no como contrato eterno. Si un límite es el motivo de elegir, verifica la página de precios el día que decidas.

Ideal para, techo del plan gratis, y dónde viven los datos. Sin puntajes de reseña:

Trello sigue siendo el kanban más fácil de enseñar. El free te deja tarjetas ilimitadas, pero el workspace se acaba en 10 tableros y 10 colaboradores. Un estudio con 6 clientes y un tablero de operaciones llega al techo sin ser “grande”. Comparativa más larga en Hito vs Trello: Trello gana en collab en tiempo real e integraciones; el free no es un plan para portafolio.

Asana recortó el free hasta dejarlo casi personal: 2 usuarios en 2026. Cronograma, dependencias y campos custom viven en los planes pagos. Si el artículo de 2022 que encontraste dice “hasta 15”, está desactualizado. Para un dúo que comparte listas, alcanza; para un equipo de 5, el free es un trial disfrazado.

ClickUp mete muchas vistas en el “Free Forever”, y el storage de ~60 MB es el empujón real: adjuntos, capturas y docs lo gastan. La IA no viene en el gancho, va como add-on. Más detalle en Hito vs ClickUp. Si necesitas Gantt + whiteboards + 15 vistas y el presupuesto existe, ClickUp no es el villano — el villano es tratar 60 MB como “para siempre”.

Jira Cloud free: 10 usuarios, 2 GB, proyectos e issues ilimitados. Es honesto para un equipo de desarrollo chico que ya habla en issues. El día 11 no es un aviso suave: es upgrade. Jira no es “gratis para la empresa”; es gratis hasta el asiento 10.

Notion no nació como gestor de proyectos; se usa como uno. El mito del tope de 1.000 bloques sigue circulando mal: en 2026, un workspace de un solo miembro tiene bloques ilimitados. El tope de ~1.000 aparece cuando hay dos o más miembros en el plan free. También: 10 invitados, 5 MB por archivo, historial de 7 días.

Eso define el caso: wiki personal + tablero casero, sí. Equipo que carga briefs, PDFs y bases compartidas, no. El día que sumas al segundo miembro “para que edite de verdad”, el free deja de ser wiki y pasa a ser un contador de bloques. Otras opciones, con el mismo criterio de privacidad y precio, en alternativas a Notion.

OpenProject Community es software libre que instalas tú. Gantt, work packages, wiki. El precio es cero de licencia y no-cero de servidor, backups y actualizaciones. Si no quieres administrar un stack, su cloud se paga: “open source” no significa “alguien te lo hostea gratis”. Para un equipo que ya tiene un VPS y le gusta el Gantt clásico, es de las pocas opciones serias sin freemium de asientos.

Excel y Google Sheets son la herramienta gratis más usada, y la más mal clasificada. Sheets es gratis con cuenta Google y colabora en tiempo real. Excel de escritorio, en la práctica, viaja con Microsoft 365. Alcanzan para un dueño y un presupuesto; fallan como sistema de flujo. El desglose de cuándo sí y cuándo no está en gestión de proyectos en Excel. Ponerlos en esta lista es honesto: mucha gente no necesita más. Ponerlos como “Gantt profesional gratis” no lo es.

Un tercer camino: el proyecto vive en tu disco, sin backend del vendor. Hito entra acá, no como ganador de la tabla — como la fila que no te cobra asiento. Es local-first y offline, con proyectos, procesos y checklists. La IA, si la activas, usa tu propia API key; también hay MCP. No hay nube de Hito donde “subir el workspace”.

Eso tiene costos, y conviene decirlos en la misma línea que las virtudes:

• No hay colaboración en tiempo real tipo Trello/Sheets en la nube.
• No hay ecosistema mobile-first ni marketplace de Power-Ups.
• El sync entre personas, si existe, lo armas tú (archivos, git, carpeta compartida), no un servidor que resuelve el conflicto por ti.

Si tu requisito es cinco personas moviendo tarjetas a la vez desde el celular, esta fila no es la tuya. Si tu requisito es que el cliente no viva en un SaaS, y el equipo es chico, el plan free de las suites cloud es el que no encaja.

Una sola pregunta, en este orden:

1. ¿Cuántas personas editan el mismo tablero cada día? Una: Excel, Notion individual o local-first. Dos: Sheets o Asana free. Más de diez en Jira: ya no es free.
2. ¿Los datos pueden vivir en un servidor ajeno? Si no, descarta el bloque cloud entero y elige OpenProject autoalojado o local-first.
3. ¿El techo que vas a tocar primero es tableros, asientos o storage? Trello = tableros/colaboradores. Jira/Asana = asientos. ClickUp = megas. Notion = el segundo miembro.
4. ¿Necesitas Gantt con dependencias o un kanban con WIP? Gantt serio → OpenProject o un pago. Kanban simple → Trello o un tablero local. Lista y presupuesto → la hoja.

No elijas por el recuento de vistas. Elige por el primer límite que tu equipo va a pegar en 90 días. Hay más plantillas de proceso, independientes de la tool, en plantillas de gestión de proyectos: un informe semanal de 5 líneas sirve más que un plan “Unlimited” que nadie actualiza.