Tips y problemas reales
Tu proyecto va atrasado: 6 movimientos antes de pedir plazo
En una línea: si el proyecto va atrasado, no empieces por pedir más plazo ni por “echar más horas” en silencio. Hacé estos 6 movimientos en orden: diagnosticar, congelar alcance, recortar o resecuenciar, liberar la ruta crítica, comunicar con datos y —solo si hace falta— negociar fecha con un plan B. Pedir tiempo sin haber hecho 1–5 es pedir confianza sin haberla ganado.
1. Diagnosticar: ¿es alcance, capacidad, bloqueo o estimación?
Antes de mover el plan, nombrá la causa dominante. Si mezclás todas, la “solución” será ruido:
| Causa | Señal | Primera respuesta |
|---|---|---|
| Alcance | Entraron pedidos sin trade-off | Scope freeze + recorte |
| Capacidad | Menos gente/tiempo del planificado | Bajar carga o reasignar del portafolio |
| Bloqueo | Esperando a un tercero o decisión | Escalar dueño + fecha de desbloqueo |
| Estimación | El trabajo real es más grande | Reestimar lo que queda, no reescribir el pasado |
Si el atraso es de estimación crónica, el fix de fondo está en cómo estimar tiempos— pero hoy necesitás un plan de recuperación, no un post-mortem eterno.
2. Congelar el alcance (scope freeze temporal)
Mientras el proyecto está rojo, no entran features nuevas salvo que saquen otra del compromiso. Decilo en una frase compartida con el equipo y el stakeholder:
“Hasta el hito del [fecha], solo trabajamos en [lista A]. Todo lo demás va a backlog post-hito o reemplaza algo de A con aprobación explícita.”
Sin freeze, el scope creep se come el rescate. Detalle en alcance de proyecto y scope creep.
3. Recortar o resecuenciar: qué sale del “debe” al “después”
Tres palancas (en este orden de preferencia cuando el valor del hito lo permite):
- Recortar alcance: “debe” → “después del hito”.
- Resecuenciar: entregar un núcleo usable antes; el resto en una segunda ola.
- Bajar calidad cosmético (no calidad estructural): menos polish, mismos criterios de “funciona y es seguro”. Nunca recortes testing crítico para “llegar”.
Si gestionás varios frentes, el recorte puede ser de otro proyecto para liberar capacidad — ver el pilar cómo gestionar varios proyectos a la vez.
4. Liberar la ruta crítica
No todas las tareas atrasadas mueven la fecha de entrega. Identificá la ruta crítica: la cadena de dependencias que define el fin del proyecto.
- Poné a la gente más capaz (o más disponible) en la ruta crítica.
- Sacá de su plato el trabajo que no mueve la fecha.
- Atacá bloqueos de la ruta crítica primero, no los más ruidosos.
- Evitá WIP alto: terminar un eslabón crítico vale más que empezar tres.
5. Comunicar con datos (no con culpa)
Un mensaje útil al stakeholder tiene cuatro bloques, en este orden:
- Hecho: “Estamos X días / % detrás del plan del hito Y.”
- Causa en una línea: alcance / capacidad / bloqueo / estimación (sin novela).
- Qué ya hicimos: freeze, recortes, reasignaciones.
- Opciones con trade-off: A) misma fecha, menos alcance; B) mismo alcance, nueva fecha; C) más capacidad (si existe).
Plantilla corta: “El hito del 20 queda en riesgo. Causa principal: [Z]. Ya congelamos alcance y sacamos [ítems]. Opciones: (1) entregar núcleo el 20 sin [feature]; (2) entregar completo el 27; (3) sumar [recurso] y mantener fecha. ¿Cuál preferís?”
6. Pedir plazo solo si 1–5 no alcanzan — con plan B
Pedir tiempo es legítimo cuando el trabajo restante, con alcance ya recortado y ruta crítica desbloqueada, sigue sin caber. Entonces:
- Nueva fecha basada en reestimación de lo que queda (no en optimismo).
- Hitos intermedios visibles (no un “nuevo fin” a 3 meses sin checkpoints).
- Qué se protege y qué queda explícitamente afuera.
- Riesgos residuales y cómo se miran cada semana.
Qué no hacer (aunque dé alivio corto)
- Esconder el atraso hasta la semana del release.
- Horas heroicas como plan principal — agotan al equipo y no arreglan un alcance imposible.
- Abrir otro proyecto “para distraer” o quedar bien con otro cliente mientras este se hunde.
- Culpar en público a una persona: el diagnóstico es del sistema (alcance, capacidad, proceso).
Prevención mínima para el próximo ciclo
- Buffer de capacidad en el plan (no al 100%).
- Definition of Ready antes de comprometer (ver sprint planning si usás sprints).
- Check de ruta crítica semanal en proyectos con fecha dura.
- Portafolio con límite de frentes activos — un atraso no debería nacer de tener 8 “prioridades 1”.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo es demasiado tarde para recuperar el hito?
- Cuando, con alcance mínimo viable y ruta crítica desbloqueada, la reestimación honesta sigue superando la fecha y no hay capacidad extra. Ahí el movimiento correcto es renegociar, no fingir.
- ¿Debo avisar al cliente en el primer día de atraso?
- Avisá cuando el riesgo al hito es real y tenés al menos un diagnóstico y una opción — no hace falta esperar a tener el plan perfecto, pero tampoco mandes pánico sin datos. Mejor un aviso temprano con opciones que un silencio largo.
- ¿Qué hago si el stakeholder no acepta recortar alcance ni mover fecha?
- Pedí la tercera palanca: más capacidad o menos trabajo en paralelo de otros proyectos. Si las tres se niegan, documentá el riesgo por escrito: el “no” a las palancas es un “sí” al atraso.
- ¿Sirve este playbook si soy el único en el proyecto?
- Sí. Congelás alcance, recortás el “debe”, te enfocás en la cadena crítica y te comunicás con el cliente con las mismas cuatro partes del mensaje. El orden no cambia por ser uno solo.