Acta de constitución de proyecto (project charter): plantilla

PMI define el project charter como el documento que autoriza formalmente el proyecto y da al director de proyecto la autoridad para aplicar recursos. En un equipo de 4, eso se traduce a algo más simple: alguien con poder (el sponsor) deja por escrito que el proyecto existe, para qué, con qué tope, y quién puede decidir sobre el día a día.

Sin acta, el trabajo arranca igual — y ahí está el problema. A la semana tres aparecen dos lecturas distintas del objetivo, el “director” no puede decir que no a un pedido, y el presupuesto era un rumor. El acta no evita el conflicto: lo hace discutible con un texto, no con recuerdos.

Es la primera de las plantillas de gestión de proyectos que sí se usan, y vive en la fase de inicio. El resto (plan, WBS, cronograma) viene después, cuando ya hay mandato.

Nueve campos. Si uno no aplica, no lo inventes. El acta gana por ser corta y firmada, no por parecer un manual.

Los objetivos se escriben como resultado, no como actividad. “Trabajar en exportar PDF” no es un objetivo; “live en 4 semanas, un clic, 0 P0” sí. Si necesitas el formato, usa objetivos SMART: el acta no pide un ensayo, pide una frase que se pueda verificar.

El acta y el plan de proyecto se pisan si los escribes el mismo día con el mismo nivel de detalle. Distínguelos así:

• Acta = autorización de una página. Existe el proyecto, hay sponsor, hay quien dirige, hay tope, hay alcance alto nivel. Casi no se edita. Cambiar el acta es cambiar el mandato.
• Plan = cómo se ejecuta. Entregables desglosados, hitos operativos, roles, riesgos con mitigación, comunicación semanal, criterios de “terminado”. Se actualiza si el alcance cambia de verdad.

El alcance del acta es de alto nivel a propósito. El detalle (y las exclusiones finas que frenan el scope creep) va en el plan. Si metes la WBS dentro del acta, nadie la firma: se volvió un documento de planificación disfrazado.

• Lista de tareas o WBS. Eso es planificación, no autorización.
• Gantt. El acta lleva 3–5 hitos, no dependencias de cada subtarea.
• Matriz RACI completa. Nombra sponsor y quien dirige; el resto va al plan.
• Plan de comunicaciones. El kickoff y un canal bastan para arrancar.
• Justificación de 4 párrafos con historia de la empresa. Dos frases: el dolor y el costo de no hacerlo.

Si el acta supera una página, casi seguro mezclaste plan. Recorta: cada campo en 1–3 líneas. El sponsor tiene que poder leerla en el teléfono y decir “ok” o “no”.

Producto, diseño, dos de ingeniería. Feature pedido por soporte. Acta que se puede pegar en el canal:

Proyecto. Exportar informe a PDF.
Justificación. Soporte arma el PDF a mano (~6 h/semana). Si no se hace, esa carga crece con cada cliente nuevo.
Objetivo. Un clic a PDF del informe actual, live en 4 semanas, 0 bugs P0 en la primera semana.
Alcance. PDF del informe que ya existe, con logo y fecha. Fuera: Word, Excel, marca blanca, programar envíos.
Entregables. Feature en producción, guía de 1 página para soporte, QA en staging.
Hitos. Kickoff 5-may · prototipo 12-may · beta interna 19-may · live 2-jun.
Presupuesto. ~160 h internas. Cero gasto extra.
Sponsor / dirige. Head de producto autoriza. PM del squad dirige.
Restricciones. Stack actual; sin contrataciones; no se rediseña el informe.
Supuestos. Legal revisa el footer en ≤3 días hábiles. Soporte prueba la beta en 48 h.

Una diseñadora freelance puede usar la misma plantilla: el sponsor es el cliente, quien dirige eres tú, el presupuesto es el fee, y el “ok” del mail de arranque hace de firma. Un sprint de agencia: el brief firmado puede ser el acta si tiene estos campos; si no los tiene, no es un brief — es una conversación.

El kickoff no reemplaza el acta: la usa. Agenda mínima: leer justificación y alcance, confirmar supuestos, nombrar quién aprueba cambios, y arrancar. Si en el kickoff descubres que el sponsor no está de acuerdo con las exclusiones, el acta todavía no existe — aunque el doc esté en Drive.

1. Envía el acta 24 h antes. Nadie debería verla por primera vez en la reunión.
2. Pide un “ok” explícito del sponsor (mensaje cuenta; el silencio no).
3. En el kickoff, discute supuestos y restricciones, no el color del logo.
4. Si cambia el mandato (objetivo, tope, exclusiones grandes), actualiza el acta y vuelve a pedir el ok. El resto de cambios va al plan.

Un doc llamado “project charter” sin sponsor y sin ok es un borrador. No da autoridad a nadie. En un equipo interno, la firma es un mensaje: “autorizo este alcance y este tope; dirige [nombre]”. En un freelance, es el mail que dice “ok, arrancamos” sobre esa página, no sobre un hilo de ideas sueltas.

Si el sponsor no responde, no empieces “un poquito”. Espera o baja el alcance a un spike de 2 días con tope escrito. Arrancar sin mandato es exactamente lo que el acta existe para evitar.

El acta cabe en un mensaje. Si usas Hito, déjala en el proyecto; si no, un doc de una página alcanza. Lo que no alcanza es no tenerla.